Neue Agentur, alte Website: So gelingt der Wechsel ohne Stillstand

Warum ein Wechsel nicht automatisch einen Relaunch braucht

Die Gründe für einen Agenturwechsel sind meistens organisatorisch. Angebote kommen spät, kleine Änderungen werden zu Projekten, oder das Unternehmen ist gewachsen und braucht mehr Unterstützung, als die bisherige Agentur leisten kann. Über den Zustand der Website sagt das wenig.

Die Inhalte sind eingepflegt, die Schnittstellen laufen, und Ihr Team kennt das Redaktionssystem. Wer das alles neu aufsetzt, braucht dafür einen konkreten Grund. Dieser Grund ergibt sich aus einer Prüfung, nicht aus dem Wechsel selbst.

Am Anfang steht deshalb ein Gespräch darüber, was heute nicht funktioniert: die Betreuung, die Technik oder die Weiterentwicklung. Davon hängt ab, ob eine Übernahme reicht oder mehr nötig ist.

Was die neue Agentur tatsächlich übernimmt

Von außen wirkt eine Website oft überschaubar: einige Seiten, ein Kontaktformular, vielleicht ein Login-Bereich. Dahinter hängt das Formular am CRM, der Newsletter an einem externen Dienst, und Produktdaten kommen jede Nacht per Import aus einem anderen System.

Kennt das neue Team diese Abläufe nicht, sieht nach dem ersten Deployment alles normal aus. Trotzdem kommen keine Anfragen mehr an, oder die Daten werden nicht mehr aktualisiert. Das fällt oft erst nach Tagen auf.

Bei einer Übernahme prüfen wir deshalb mehr als das CMS. Wir sehen uns die eigenen Erweiterungen an, die angebundenen Dienste, die zeitgesteuerten Abläufe und den Weg einer Änderung bis auf den Live-Server. Das Projekt setzen wir zuerst in einer eigenen Testumgebung auf. In der Testumgebung zeigt sich, ob das Projekt mit den übergebenen Dateien und Einstellungen läuft und welche Abhängigkeiten noch fehlen. Die öffentliche Website wird dabei nicht angerührt.

Danach bekommen Sie eine Einschätzung, auf deren Basis Sie entscheiden können. Sie zeigt, was sich direkt übernehmen lässt, was dringend ist und was warten kann. Sie zeigt auch, wo wir genauer hinschauen müssen, bevor wir einen verlässlichen Preis nennen.

Ein CMS-Passwort ist noch keine Übergabe

Ein typischer Stand sieht so aus: Ihr Team kann Texte bearbeiten. Die Domain ist aber auf die bisherige Agentur registriert, der Hostingvertrag läuft über deren Konto, und der Quellcode liegt in einem Repository, auf das Ihr Unternehmen keinen Zugriff hat. Das sollte vor dem letzten Betreuungstag geklärt sein, nicht danach.

Das neue Team bekommt eigene Zugänge statt geteilter Logins. Die bestehenden Berechtigungen gehen wir durch und passen sie nach der Übergabe an. Vorher prüfen wir, welche automatisierten Abläufe an einem bestimmten Konto hängen. Sonst schließt man das alte Agenturkonto und schaltet damit den nächtlichen Datenimport gleich mit ab.

Für die Übergabe sollte geklärt sein:

Domain und Hosting

Wer ist Vertragspartner, wer hat administrativen Zugang, und an wen gehen wichtige Benachrichtigungen?

Quellcode und Daten

Wo liegt der aktuelle Projektstand, welche Datenbanken und Dateien gehören dazu, und gibt es eine brauchbare Dokumentation?

Lizenzen und externe Dienste

Welche Erweiterungen, Bild- und Formulardienste oder Schnittstellen werden benötigt, und über welche Konten laufen sie?

Backups und Wiederherstellung

Was wird gesichert, wo liegen die Sicherungen, und wurde eine Wiederherstellung schon einmal getestet?

Suche und Statistik

Hat Ihr Unternehmen eigenen Zugriff auf die Search Console, die Webanalyse und weitere relevante Konten?

Offene Arbeiten

Welche Fehler, Updates und bereits beauftragten Änderungen sind noch nicht erledigt?

Die Website muss währenddessen weiterarbeiten

Während der Übergabe veröffentlicht Ihre Redaktion weiter, Anfragen kommen herein, und die nächste Kampagne ist längst eingeplant. Ein Agenturwechsel, der dafür eine Pause verlangt, ist schlecht geplant.

Die Übergabe braucht deshalb einen festen Ablauf mit Datum. Darin steht, bis wann die bisherige Agentur betreut und ab wann wir übernehmen. Es steht auch darin, wer zuständig ist, wenn genau dazwischen etwas ausfällt. Außerdem wird vereinbart, welche Änderungen weiterlaufen und welche ein paar Tage warten.

Vor dem Stichtag testen wir die Abläufe, die für Ihr Geschäft zählen. Je nach Website sind das Formulare, E-Mail-Versand, Logins, Suche, Datenimporte und das Veröffentlichen von Inhalten. Wir prüfen auch, ob sich die Website aus dem Backup tatsächlich wiederherstellen lässt. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, hilft im Ernstfall wenig.

Hosting, Domain, CMS und Design müssen nicht im selben Zug wechseln. Wenn das Hosting passt, bleibt es vorerst. Je weniger Änderungen auf einen Termin fallen, desto schneller findet man die Ursache, wenn etwas nicht funktioniert.

Wann ein Neubau trotzdem sinnvoll ist

Manche Websites lohnen sich nicht mehr. Das gilt, wenn zentrale Komponenten nicht mehr gewartet werden, wenn jede Änderung an anderer Stelle etwas kaputt macht oder wenn neue Anforderungen nur mit unverhältnismäßigem Aufwand umsetzbar sind. In diesen Fällen ist ein Neubau oft günstiger als die Weiterbetreuung.

Eine solche Empfehlung muss aber begründet sein. Sie sollte erklären, welche Probleme der Neubau konkret löst und was die Weiterbetreuung im Vergleich kostet. Sie sollte auch sagen, welche Inhalte und Funktionen erhalten bleiben und ob sich das Vorhaben in Etappen umsetzen lässt.

„Wir würden das heute anders machen“ reicht als Begründung nicht. Dass eine Agentur lieber mit ihrem gewohnten CMS arbeitet, ist ihre Präferenz. Es ist kein Grund, Ihre Investition abzuschreiben.

Was nach dem Wechsel besser laufen soll

Ob der Wechsel gelungen ist, zeigt sich nicht beim ersten Deployment, sondern in den Monaten danach. Deshalb klären wir zu Beginn einige Punkte: wer Ihre Anfragen beantwortet, wie Aufgaben priorisiert werden und wer Updates und Sicherheitsmeldungen im Blick hat. Wir klären auch, was die laufende Betreuung umfasst, was gesondert angeboten wird und wie Sie erfahren, was erledigt wurde.

Sind interne IT, Hostinganbieter oder weitere Partner beteiligt, stimmen wir die Zuständigkeiten mit ihnen ab. Bei einem Problem sollen Sie wissen, wen Sie anrufen.

Gleichzeitig sollen Sie unabhängig bleiben. Hosting- und Plattformverträge schließen Sie direkt mit den Anbietern ab. Wir unterstützen bei Auswahl, Einrichtung und Betrieb im vereinbarten Umfang. Zugänge und Projektwissen liegen bei Ihnen, damit ein späterer Wechsel nicht wieder so mühsam wird, auch wenn er weg von uns führt.