Ein zentraler Zugang für unterschiedliche Aufgaben
Mitarbeitende beantragen Urlaub, Vertriebspartner laden Unterlagen herunter, Kunden verfolgen ihre Anfragen: Zugänge und Ansichten richten sich nach der jeweiligen Aufgabe.
Mitarbeiterportale, Kundenportale und Partnerportale unterscheiden sich in Zielgruppe und Aufgabe. Gemeinsam ist ihnen der Bedarf nach einer klaren Informationsarchitektur: Nutzer:innen finden relevante Inhalte, Dokumente und Prozesse; Redaktionen kennen ihre Zuständigkeiten; die IT behält Systeme und Datenwege im Blick.
Ein Portal ist keine abgeschlossene Insel. Identitätsmanagement und Single Sign-on, Fachanwendungen, Dokumentenmanagement, CRM- oder ERP-Systeme, Benachrichtigungen und Compliance-Anforderungen müssen von Anfang an berücksichtigt werden. Entscheidend ist, welches System welche Daten führt, wie Zugriffe geregelt sind und welche Vorgänge nachvollziehbar bleiben müssen.
Wann ein Intranet oder Extranet sinnvoll ist
Wenn Informationen, Self-Services und Zusammenarbeit über mehrere Systeme und Kanäle verteilt sind.
- Mitarbeitende benötigen je nach Rolle unterschiedliche Informationen, Werkzeuge und Freigaben.
- Partner oder Kund:innen sollen Dokumente, Daten und Services sicher selbst abrufen oder bearbeiten können.
- Zugänge und Berechtigungen sollen über Single Sign-on oder ein bestehendes Identitätsmanagement gesteuert werden.
- Formulare, Genehmigungen und wiederkehrende Serviceprozesse benötigen klare Zuständigkeiten und Statusinformationen.
- Ein bestehendes Intranet oder Extranet soll technisch, inhaltlich und organisatorisch neu geordnet werden.
Login, Suche und Fachsysteme integrieren
Wir richten geschützte Bereiche ein, binden vorhandene Benutzerkonten an und verbinden Dokumente und Vorgänge mit den zuständigen Fachsystemen.
- Anforderungsanalyse, Informationsarchitektur und klare Verantwortlichkeiten für Inhalte, Freigaben und laufende Pflege
- Identitätsmanagement, Single Sign-on, Rollen, Rechte und geschützte Bereiche
- Suche, Dokumente, Nachrichten, Formulare, Workflows, Freigaben und Benachrichtigungen
- Schnittstellen zu HR-, ERP-, CRM-, DMS- oder weiteren Fachsystemen
- Barrierefreie Oberflächen, Datenschutz, Security, nachvollziehbare Berechtigungen und Tests – besonders bei sensiblen Daten oder regulierten Abläufen
Zugriffsrechte festlegen und Portalabläufe erproben
Fachbereiche, interne Kommunikation, IT, Datenschutz und zukünftige Nutzer:innen betrachten ein Portal aus unterschiedlichen Perspektiven. Gemeinsam priorisieren wir, was für wen verfügbar sein muss, definieren Rechte und Inhaltsverantwortung und prüfen die geplanten Abläufe früh anhand von Prototypen. Keine dieser Perspektiven bestimmt das Ergebnis allein.
Beim Rollout begleiten wir Datenmigration, Einschulung und die Einführung neuer Abläufe. Nach dem Start prüfen wir Suchanfragen, Rückmeldungen und Supportfälle: Welche Dokumente werden nicht gefunden? Wo brechen Nutzer einen Vorgang ab? Daraus leiten wir Änderungen an Navigation, Inhalten und Bedienung ab.
Portale im produktiven Einsatz
Diese Lösungen unterstützen interne Teams, Vertriebspartner und strukturierte Freigabeprozesse.